Wie managen wir unsere E-Mail Signaturen im Unternehmen besser?

Signaturen gibt es wahrscheinlich schon seit kurz nach der Erfindung der E-Mail. Sie beinhalten Informationen zum Absender. Meist sind das eine Grußformel, der Name des Absenders und ein paar Kontaktinformationen. Manchmal noch ergänzt um rechtliche Belehrungen zur Vertraulichkeit und Ähnliches. Zusätzlich sind auch Angaben verpflichtend, die Sie auch im Impressum aufführen müssen. Die geschäftliche E-Mail zählt als „Geschäftsbrief“. So muss eine GmbH mindestens auch angeben:

• Firma mit Rechtsform,
• Sitz der Gesellschaft,
• Zuständiges Handelsregistergericht mit Handelsregisternummer,
• Alle Geschäftsführer und – falls es einen Aufsichtsrat gibt – der Aufsichtsratsvorsitzende.

Damit fängt es an, schwierig zu werden. Oft werden Signaturen vom E-Mail Client hinzugefügt. Je nachdem wie gut diese Prozesse bei Ihnen organisiert sind, kann das entweder zentral gesteuert werden – oder jeder Mitarbeiter wird dazu aufgefordert, die Signatur zu aktualisieren. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, fügen Sie die Signatur beim Versand automatisch an und stellen sicher, dass die Signatur nicht vergessen werden kann.

Die Fehlerquote ist im Alltag recht hoch, wie ich mit eigener Beobachtung feststellen kann. Es werden z. B. Mails von mobilen Clients oft ganz ohne Signatur verschickt. Im Extremfall kann das sogar Strafen nach sich ziehen.

Immer häufiger werden Signaturen auch um eigene Werbebanner ergänzt. So wird der direkte Kontakt genutzt, Empfängern Neuigkeiten aus dem Unternehmen zu präsentieren. Diese Banner müssen jedoch regelmäßig aktualisiert und ausgetauscht werden, damit sie nicht nerven oder langweilig und irgendwann komplett ignoriert werden.

Spätestens dafür benötigen Sie eine echte Signatur Lösung. Idealerweise eine serverseitige Anwendung – denn diese kommt komplett ohne Mitwirkung der Mitarbeiter aus. Alle individuellen Daten – Name, Titel, Kontaktdaten – werden aus dem internen Verzeichnisdienst abgerufen. Zusätzlich kann Ihre Marketingabteilung oder Agentur Banner erstellen, die den Mails – ggf. regelbasiert – angehängt werden.

Diese Lösungen können anhand des Inhalts der E-Mail den passenden Banner hinzufügen – oder auch nach dem Rotationsprinzip verschiedene Botschaften anhängen.

Es gibt keine allgemeingültig „beste Lösung“. Die Auswahl ist u. a. abhängig vom eingesetzten Mail-System, dem Betrieb Ihres Mailservers und auch Ihrer IT Strategie. Wir haben vor ca. 2–3 Jahren bei twentyZEN eine Signaturlösung eingeführt. Das waren unsere Kriterien:

• Kompatibel mit Microsoft 365
• Datenschutzkonforme Lösung in der Cloud
• Zentral steuerbar durch unser Marketing

Nach dem Vergleich der Lösungen verschiedener Anbieter haben wir uns für CodeTwo entschieden. Die Lösung funktioniert optimal im Zusammenspiel mit unserer Microsoft 365 Umgebung. Thematisch verschiedene Banner werden von unserem Marketing erstellt, mit Regeln versehen und auch nur an externe Mails angehängt.